execl表格如何排序(excel最常用的八个函数)

execl表格如何排序(excel最常用的八个函数)

作为财务人员,每天和数字打交道,常用的就是Excel,平时整理工资表、台账、出财务报表等等,都是必不可少的,那么,如何利用函数公式来提高工作效率尤为重要。

今天,小编吐血推荐几个常用的Excel函数公式,亲测好用,辛辛苦苦整理大半天,绝对值得收藏!先从入门级开始吧!

01小白入门级

1.排序

然后会弹出两个选项的提示:

(1)扩展选定区域

把排序的结果扩展到表格中的其他列次,例如第一列的姓名等信息,会随同排序,这样排序之后信息更准确。

【例】按“税额”该列进行排序

排序前:

排序后:

(2)以当前选定区域排序

只排序选定的当列,其他列次不动。

排序前:

排序后:

推荐选择“扩展选定区域”,之后再选择排序的主要关键字,例如上图中选择按照“税额”排序,排序依据选择“数值”,次序根据需要选择“升序”或者“降序”。

2.筛选

(1)按照标题筛选

(2)筛选重复项

弹出如下提示框,根据需要选择设置重复项突出显示的颜色即可。

3.冻结窗格

财务日常工作中,用到的表格比较大,涉及的项目数据比较多时,下滑时表头就跟着滑过去了,不方便查看及核对数据,这时就可以用到“冻结窗格”的功能。

首先,把鼠标点到需冻结的行次或列次的相邻单元格,例如下图中需要冻结表头和序号列,只要用鼠标选中与“姓名”和序号“1”的相邻单元格“郭靖”。

4.表间取数计算

财务工作中还会经常遇到多个Sheet页中互相取数计算的情况,那么怎么才能快速的调用数据过来呢?

如需调用数据进行计算,则直接在选取调用的单元格数据之后,直接输入运算符号“ /-/×/÷……,再继续选取下一个需要调用的单元格数据,运算完成之后,敲“Enter”键即可。

什么?前面的内容是不是有点太简单了?不着急,先热热身嘛,我们继续往下看!

02大咖晋阶级

熟悉了以上入门级的公式之后,再来个升级版的!

1.VLOOKUP函数

在不同的表格中,员工姓名的顺序完全是不同的,需要将其他表格中同一个员工不同的信息汇总到一起,不熟悉Excel公式的,往往是将两张表复制到一起,通过排序等手工方式进行整理,这种操作其实是很不方便,而且很容易出错,数据量多的情况也很耗时。这个时候,可以选择使用VLOOKUP查询符合条件的数据。

【例】需要将下列员工2019年8月的应纳税额从下表的“201908”Sheet页中“应补(退)税额”列中取数过来。

首先在需要录入数据的单元格中输入“=vl”,然后双击选择“fx VLOOKUP”。

(1)查找值:就像查字典时要查找的音节,用来指定需要查询的数据。这里选择姓名“郭靖”,对应的是此表的“B2”单元格。

(2)数据表:指的是在哪个区域中查找,这里被查找的区域是“201908”Sheet页中的第B列“姓名”至第K列“应补(退)税额”。

(3)列序数:指的是查找到后需要返回的数据所在列,这里需要查找的应纳税额在选定区域内的第10列中。

(4)匹配条件:如下图,一般输入FALSE(精确查找)或输入数字“0”。

最后,把鼠标放在得出结果的单元格右下角位置,变为黑色实心“ ”的形状后,双击或者向下拉即可。自动匹配结果如下图:

提醒:隐藏、合并单元格不适用,需要先取消隐藏和取消合并。

2.COUNTIF函数

数据比较多的情况下,想要在指定区域中找到符合指定条件的单元格个数,选择使用COUNTIF函数很方便。

COUNTIF和COUNTIFS的区别是后者是可以计算多个区域,设置多个条件的。

【例】员工特别多达到上千的情况下,需要统计每个部门多少人。

在需要统计数据的单元格中输入“=cou”,双击选择“fx COUNTIF”

(1)区域:需要统计的部门所在的这个区域,就是“201908”Sheet页中“的第C列“部门”。

(2)条件:需要统计个数的对象,就是统计数据表中的部门下的A2“行政部”。

最后,把鼠标放在得出结果的单元格右下角位置,变为黑色实心“ ”的形状后,双击或者向下拉即可。自动匹配结果如下图:

提醒:隐藏、合并单元格不适用,需要先取消隐藏和取消合并。

3.SUMIF函数

简单求和,大家都知道用sum计算就好,那么增加某个条件,再根据条件计算求和数据,就会用到SUMIF函数了。

SUMIF和SUMIFS的区别是后者是对区域中满足多个条件的单元格求和,可以同时设置多个条件。

【例】要如何才能简单快捷的计算每个部门员工的应纳税额合计值?

首先,在需要计算求和的单元格中输入“=sum”,然后双击选择“fx SUMIF”。

(1)区域:是指对应求和条件的区域,就是“201908”Sheet页中“的第C列“部门”。

(2)条件:需要求和的对象,就是正在统计数据表中的部门下的A2“行政部”。

(3)求和区域:是指应纳税额这列的求和区域,就是“201908”Sheet页中“的第K列“应补(退)税额”。

最后,把鼠标放在得出结果的单元格右下角位置,变为黑色实心“ ”的形状后,双击或者向下拉即可。自动匹配结果如下图:

提醒:隐藏、合并单元格不适用,需要先取消隐藏和取消合并。

4.ROUND函数

ROUND函数,可以用来指定要进行取舍的数值和要保留的小数位数,对数值四舍五入。

例如:将每个员工的应纳税额保留2位小数。

首先,在需要计算求和的单元格中输入“=rou”,然后双击选择“fx ROUND”。

(1)数值:选择需要取值的列次,即第K列“应补(退)税额”所在列次。

(2)小数位数:保留两位,即为“2”。

最后,把鼠标放在得出结果的单元格右下角位置,变为黑色实心“ ”的形状后,双击或者向下拉即可。自动匹配结果如下图:

保留到十位,小数位数输入值为“-1”,如下图。

5.数据有效性

使用数据有效性,可以有效的保证数据正确。

例如:在多种数据类型中录入标准的部门,可以省去手工录入,设置有效性之后直接在下拉列表中选择即可。

6.IF函数

这个函数可以理解为让Excel来帮忙做判断题。就是“如果···那么···否则···”,可以选择使用IF函数。

例如:某个员工年度评价分为两个等级,结果要么优秀,要么合格。如果年度评价为“A”或者“B”为“优秀”,否则为“合格”,要怎么计算呢?

首先,在需要计算的单元格中输入“=if”,选择“fx IF”。

(1)测试条件:就是条件年度评价为“A”或者“B”,选择年度评价单元格D2,然后输入=”A”,两个条件则表示为OR(D2=”A”,D2=”B”)

(2)真值:就是那么为“优秀”

(3)假值:就是否则为“合格”

提醒:引号务必要使用中文半角或者英文状态下输入。

最后,把鼠标放在得出结果的单元格右下角位置,变为黑色实心“ ”的形状后,双击或者向下拉即可。自动匹配结果如下图:

由于篇幅有限,还有一些很实用的函数公式没有一一展示,如果大家还想要了解的话,或许我们可以下次再见!

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