文件管理软件哪个好(办公室文件整理技巧)

文件管理软件哪个好(办公室文件整理技巧)

不知道你有没有出现下面这些情况:

想找一个文件,却不知道放在哪里了;想到家里办公,却忘记拷贝文件;……

其实,出现这些情况,可能是因为你没有做好文件管理工作。

而对于文件管理,需要进行以下四个步骤:

那今天小北就从这四个方面,给大家推荐几款良心好用的软件。

01Total Commander文件批量重命名

文件命名很重要,这个毋庸置疑,但有时我们可能需要集中处理文件的名称。举个小北自己的例子,我习惯把课程视频或者文档下载下来,但这些文件,可能分布在不同的文件夹内:

这里面每个文件夹中都有01、02两份文档:

而我习惯把这些文件全部放在一个文件夹内。但为了文件名称不重复,我需要批量重命名,这时,Total commander 就派上用场了:

而且,你想怎样命名就怎样命名,比如说:添加序号01、02添加文件的创建时间添加上级文件夹的名称替换相应的文字添加文件的创建时间

都可以实现。

02Dropit 操作使用指南文件自动归类

已经命名好的文件有了,接下来就是对这些文件进行归类。

而 Dropit 就是这样一个好用的工具,一拖一拽之间搞定文件归类。

这样说你可能不是太懂,小北举几个例子:1 下载的文件自动归类我们每天可能在网站中下载大量的内容,但没有进行归类。

使用 dropit,就可以把下载的图片、电影、音乐、APP 等,自动分类:

2 合同文件按月归档

传统的手工整理,你需要新建每个月份的文件夹,然后查看合同文件的创建时间,最后再一一归类,很复杂对吗?

其实,你只要使用这个小软件,加上一些配置,就可以将所有合同文件,统一进行归档,而对于其他的文件不作处理。

怎么样,是不是很酷?

3 重要文件一键加密

当然,这个工具还可以通过压缩包的形式,把重要的文件一键加密:

03 Listary文件快速搜索有时候,老板急用某些文件,需要你快速找到。而自带的资源管理器,速度非常慢,等你找到文件,老板已经下班了。

其实,你可以直接使用 Listary 进行快速搜索,无论在任何地方,双击两下 Ctrl,就可以快速调出搜索栏搜索:

最让我满意的是,可以使用首字母搜索,不需要切换输入法,更加方便了。

另外,这个软件还有一个比较好的功能是,自动定位到正在浏览的文件夹。这样说,你可能不太理解,就拿小北我的情况举个例子吧:

我每天都要在Tools指南的知识星球中,发布 Office 的技巧集锦。而这些文件,存放在不同的文件夹:

但每次在上传时,都需要手动切换路径,很麻烦,而且容易出错。而这款软件,按下快捷键,就可以定位到我导出图片的位置,直接选择图片上传就好了:

04坚果云文件备份与共享这个软件是一个集备份和同步于一体的良心软件。

也许你会有这样的情况:一些工作需要在家完成,,但你忘记了将文件拷贝到你的网盘或者移动硬盘上,这时,只好回公司再拷贝一下。

使用坚果云,你可以将一些常用的数据,在本地创建一个自动同步文件夹,实现自动同步,再也不需要担心自己,文件没有上传的问题了:

而且,最让我惊喜的是,坚果云支持 WebDAV,这是什么呢?比如我把 keepass 生成的密码文件放在坚果云中,无需下载和上传,可以直接打开修改。

这样,既不用担心数据被软件窃取,也可以实现密码同步了。相当于一个微型的实时共享盘。

最后

好了,今天的软件介绍就到这里了,但还没完!上面仅仅介绍几款文件管理的软件,但只有工具没有方法,也很难做好文件管理。

我们的学习社群「Tools指南知识星球」中,有关于文件管理的系统专题讲解。

另外,上面的这些软件,可能会有一些门槛,比如Total Commander 和 Dropit 如何构建表达式,这些我们也会在Tools指南知识星球中进行更新。

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