ppt的尺寸在哪里设置(新手制作ppt详细步骤)

  当今社会自我宣传显得尤其重要,从总统竞选到普通职员汇报工作都需要精心准备,以充分展示自我做好宣传,其中“精彩演讲加出色PPT辅助”是自我宣传的必不可少的杀手锏。在此与大家分享一些PPT制作技巧的感悟。

  

  第一篇:思想篇

  

  1、使用目的

  

  我们都非常清楚PPT是微软公司所设计的演示文稿软件,主要供用户在投影仪或计算机上进行演示,广泛应用于演讲、会议、展示、商务办公等多种场合,其软件的开发初衷是通过PPT演示让我们与人沟通的更加生动与有效,因此PPT基本定位就是沟通的辅助工具。

  

  我们需要清楚认识PPT能为我们做什么,简单的来说就是帮助我们沟通打腹稿与提示,如奥巴马总统的精彩演讲都有配有PPT支撑(据新闻报道,一次PPT出了问题,他的演讲大不如从前,逻辑不强,漏洞很多),从这个例子可以看出PPT的重要性,但我们也不能过于夸大PPT的功能,PPT也只是我们沟通的辅助工具,演讲过程中,PPT是提示、演示的工具,不能代替演生动、煽情的演讲者本身这个焦点,不能喧宾夺主。因此,清晰的定位PPT为沟通的辅助工具是我们使用与制作PPT的根基。

  

  2、观看对象

  

  PPT拿来做什么用途,给谁看,直接决定着你这个PPT如何制作,因此,搞清楚PPT观看对象是制作PPT的最重要的一步,根据经验判断你要展示PPT的观看对象基本需求是什么,通过我这次展示要达到什么目的。不同的观看对象直接决定着PPT制作类型与风格,例如面对万人演讲,PPT必须是简洁、生动、醒目(字必须要少,而且字体必须要大)占据其内容大多是有震撼力的图片;科研汇报或咨询成果展示,PPT大多内容详实(文字不会少)、模型与图表内容较多。在我们制作PPT实践中,会不断去总结与判断针对不同观看对象的PPT该是什么样子的。

  

  3、制作原则

  

  大道至简,结合本人多年的实践与前人的经验,我认为PPT制作应该遵循如下几个原则:

  

  (1)换位思考原则

  

  上面提到我们使用PPT的目的及针对不同观看对象,我们始终是把要沟通的对象放在第一位的,我们在制作PPT过程中和制作完成后,我们要始终要想,观看的人能一下明白、简洁、直观吗?以对方的角度去看问题和做事情,更容易得到对方赞同与理解,因此我们在制作PPT的过程中,要始终把观看对象放在第一位,做到换位思考原则。例如我们是听众和观看者,看到有一百多页PPT和密密麻麻的小字,我们是什么感觉,我想大家第一感觉就是催眠曲来了,通过从听众与观看者的角度出发,我们要严格控制PPT篇幅与内容,业内也有很多人提出“10/20/30法则”,即演示文件不超过10页,演讲时间不超过20分钟,演示使用的字体不小于30点。

  

  (2)简单易懂原则

  

  我们制作PPT大多是为演讲辅助之用(除有些特殊做研究参考之用),内容简单易懂是其基本原则,要做到观看者看到其PPT演示页,无需思考就能看明白,而且能记住。因此在制作过程中,需要把握几个方面,如每页标题需要简洁醒目,只能有一个重点,相关论据观点不易超过4个,并且每个观点需要高度概括。据我们人类对文字、图表理解与接收快慢与难度,我们制作PPT要坚持“能用图,不用表,能用表,不用字”的一个原则。

  

  (3)逻辑清晰原则

  

  制作PPT和我们讲话一样要讲逻辑,清晰的逻辑能让别人更能听清楚与记住我们所说的内容。PPT的灵魂-逻辑大到整篇演示稿怎么来进行阐述,先说什么,后说什么,最后总结什么等等,小到每一页PPT要讲什么,这个主旨需要哪些论点支撑等等。好的有清晰的逻辑演示稿能让观看者顺着我们思维逻辑走下去,更易融入其中,较容易达到我们演讲沟通的目的。

  

  4、修炼阶段

  

  学习PPT制作没有捷径可走,需要我们大量的学习与实践,方能制作出满意的成果来。我们修炼制作PPT犹如学习一门武功一样,都要经历基本功、招数练习和融会贯通三个阶段。

  

  

  (2)招数练习阶段:这个阶段重要的是掌握针对不同的观看者、不同的场合,我们如何完整清晰的表达我们的观点,做到很好辅助我们沟通的目的。这个阶段学习是最长的,也只有通过我们勤加苦练和多做才能悟出其中的道道来,如整个文稿的逻辑怎么安排,大的目录怎么做,每个大目录下分几个小部分阐述、颜色如何搭配、图表如何运用,字体大小讲究等等每个招数学习都不是一蹴而就的,需要在多做的过程中去反复自我审视和他人的建议去改进,招商练习阶段可以先从一页PPT制作开始,从一页PPT基本布局、字体设置、颜色搭配等着手,逐步完善,找出感觉,也可以借鉴模板优秀前人所做PPT,模仿着去做,这样效率较高。

  

  (3)融会贯通阶段:结合软件的基本技能及制作相关招数的掌握,我们能形成一套自我的PPT制作套路,也就如我们说的武功大功告成,这个融会贯通阶段,在制作过程中,并没有多少招数与技巧指挥你怎么出招,而是形成意识性制作习惯,也就是我们常说的“无招胜有招”,达到这个阶段我们制作PPT效率和展示效果都达到一定水平,虽然达到这个阶段,但并不是说不用在学习与进步,在制作的过程中也回过头来检视自己,否定自我,再行进步,把武功修炼到更高层次。

  

  5、常犯误区

  

  (1)上来就往PPT上写,不注重前期策划:我们都说过逻辑思考是PPT的关键,好的PPT一定经过精心策划出来的,所以,在制作前我们需要相关素材及内容筹划好,结构安排心中大致有个方向,才可以动笔开始制作,这样的成效最高,这也是很多新手最容易犯的误区。

  

  (2)文字太多:整篇PPT文稿基本都是文字,基本的做法就是把WORD文稿上的直接复制上去了,全是文字的PPT视觉效果还不如WORD展示好,目前以文字为主的PPT制作基本以高校学术及新手制作为多,很多人会说,写的文字太少,别人不明白或我讲的时候没有依据,不太好讲,这正是犯了PPT制作的大忌,PPT制作是辅助沟通的工具,而不是让你拿来做演讲用来念的稿子,我们需要针对每页PPT所展示的观点,形成自己的语言,而非对着PPT上的文字去念,因此,要想制作一篇好的PPT应该以图表为主,文字需要高度概括及精炼才行。

  

  (3)颜色搭配我行我素:颜色搭配犹如我们人所穿的衣服,是衬托整个PPT视觉效果的关键,有些初学者自认为自己喜欢什么颜色,就把PPT文字或图表搞成自己喜欢的颜色,有些直接把PPT做成大红或大绿的颜色(我最初也犯过这样的错误),前面原则中提到过,要有换位思考的原则,我们做的PPT是给别人看或欣赏的,我们的颜色搭配必须适合大部分的人的视觉偏好的,从人的视觉程度上来看,有些颜色是不适合放在一起的,如深红与深绿搭配,让人的感觉很突兀,刺眼,感觉不舒服。

  

  (4)太过注重技巧与特效:初学者都有一种好奇,把自己的做PPT搞成动画、音效俱全的,这样才能显示出专业性,其实不然,很多情况下,PPT的动画和音效在较多商务场合下应用是不恰当的,因为动画与音效是具有较大吸引力的,把听众更多注意力转移到看动画与听声音上了,而无法专注于你所讲内容上,因此,现在很多商业PPT制作基本都不做动画与音效,简洁大方的PPT配合生动的演讲能够达到沟通更好的效果。

  

  第二篇:技巧篇

  

  上面的思想篇更多讲述了PPT使用的目的、观看对象、制作原则、修炼阶段及常犯误区等,更多的是从“道”上去阐述PPT制作的方方面面,此篇重点从“术”上去揭示PPT制作的相关技巧与方法,让我们真正掌握拿来一个PPT制作任务时,我们该如何下手,从哪里下手,以及掌握哪些在做的过程中快捷有效技巧与方法等。

  

  1、制作步骤与过程

  

  我们都非常清楚制造业非常讲究工艺流程的把控,因为相关步骤与流程是提高工效的关键,因此PPT制作也要讲究制作步骤与过程的把控,虽然我们每个人的习惯不同,制作PPT的步骤与过程也会因人而异,但是在多位前人的经验的总结下,还是有些制作步骤值得借鉴和参考。坚持一段时间做一件事和专业分工规律,

  

  我把PPT制作步骤与过程分成如下5个。

  

  

  (2)逻辑构思:想好我们我这篇PPT需要展示的主旨是什么,有哪些部分构成,相关的观点与结论都要有个基本的设想,采用的结构逻辑是什么,如我们写作文,如议论文格式,采用总分、分总、总分总等模式,整篇PPT中是否在完成一个部分需要一个总结篇,整篇完成后,来个总结篇,总结篇放在文稿最前面还是最后面?总之,逻辑结构是整个PPT的大致骨架与灵魂。

  

  

  

  (5)检查修改:经过以上步骤的操作,整个PPT文稿基本成形,但离成稿还有关键的一步就是通篇阅读、检查、修改。整篇PPT文稿制作完后,至少需要在放映模式下通读三遍,在通读过程中去思考有哪些地方表达不恰当、标题提炼不准确、总结不完善、内容结构化处理不好,以及是否有错别字等等,如果有可能的话,可以把自己修改完成后PPT文稿让旁人阅读一下,提出对这篇PPT的建议进行适当修改。

  

  

  上面五个基本步骤,看起来并不难,但是真正掌握,实际运用起来还是需要一个过程的,在这期间,我们只有通过“多做、多模仿、多积累”来进行提高,别无捷径,勤加练习直至融会贯通,借鉴参考高手的作品,进行模仿是快速提高的有效办法,在平时搜索资料和制作PPT过程中多积累素材库资源,能够起到事半功倍之效,平时要对这些素材库做好分门别类的整理,以备后用。

  

  2、技巧归纳

  

  

  (2)逻辑构思:一个好的PPT不应该是其美感、动画等,而应该是逻辑构思严谨。一般我们制作PPT坚持金字塔思维模式(与管理咨询思维模式差不多),即中心论点加分论点及论据等。需要做好分类逻辑,一般都是从结论说起,因此对我们的提炼总结能要求较高。这种思维模式的可以通过在不同行业及应用场合进行训练,也可以参考《麦肯锡思维》这本书籍内容,训练自己的结构化思考、逻辑思维能力。

  

  (3)文字排版:文字排版主要分为标题(一级及二级)、正文文本大小及颜色设置等。每篇一级标题应该反映本篇的主题,二级多为论据,不易把标题级别搞的过多,这样增加观看者负担,一级标题多设置为36号左右,字体为黑体或雅黑,颜色根据色彩搭配原则设定。二级标题设置为30号左右,字体为黑体或雅黑,颜色根据色彩搭配原则设定。正文内容设置为20号左右,字体为宋体或楷体,颜色多设置为黑色。正文内容的排版要突出重点,一般要求一段文字不要换行(精炼提炼,换行增加负担),尽量省略标点符号,一句话说完就行。文字内容最好别超过6行,太多无法聚焦,尽量少用斜体或艺术字等。最后要做到文字排版的字体、大小、字型、符号、颜色、关键词六个一致性。

  

  (4)色彩搭配:PPT色彩搭配存在主色和辅助色之分,其中PPT主色为视觉冲击中心点,PPT辅助色起到平衡主色的冲击效果和减轻其对观看者产生视觉疲劳,有一定的视觉分散效果,一般情况下,PPT色彩搭配应该有主色和辅助色。同时色彩还分暖色系与冷色系,暖色系和冷色系以红和蓝为代表。目前PPT色彩搭配主要分为三种,第一种是同一色调搭配,如橙白、蓝白、红白、绿白等搭配、第二种是类似色调搭配,如橙黄、橙绿等搭配;第三种是对比色调搭配,如橙蓝、橙紫等搭配。主色在配色完成后,可以搭配些辅助色(黑、灰、白)可以起到很好的过渡作用。在PPT制作颜色搭配要把握不应超过3种颜色,如果过多,花花绿绿的,不太专业。

  

  

  (6)操作技巧:这里列举一些常用的操作技巧和快捷键。

  

  1)复制与粘贴:这主要分为有个格式复制粘贴和无格式复制粘贴,在PPT2007以上版本上可以,通过粘贴的不同方式来选择是否带格式,首先复制,粘贴的时候不要用快捷键,而是用鼠标右键,会出来几种选择,选择保留原格式就是带格式分复制,选择第一种不带格式,同时可以复制成为图片格式等。还可以同这种方式直接与粘贴整页PPT(保留格式或不保留格式)。

  

  2)快速对齐:快速对齐的使用,有很多图片、或文本不要用自己的视觉来对齐,可以使用排列-对齐方式

  

  3)格式刷:可以用格式刷达到同样的格式(或者使用快捷键F4)

  

  4)放映时黑白屏:放映模式,按B黑屏,按W白屏

  

  

  6)快速定位PPT:数字 回车(回到数字所在页面);同时按下鼠标左右键并停留2秒钟以上(回到PPT封面)

  

  7)插入形状:在插入形状过程中,如果拉升图形大小,而不使图形变形,可以按照shift键再进行拉大缩小,其形状不会变

  

  还有其他很多操作技巧与快捷键,自己可以搜索相关进行学习,主要在于孰能生巧,提高制作效率。

  

  3、PPT演讲技巧

  

  上面讲了较多的PPT制作技巧,但是我认为PPT是演讲的辅助工具,PPT演讲技巧才是关键,在此借一位达人针对PPT演讲十大准备和十八大技巧与大家分享。

  

  (1)PPT演讲十大准备技巧

  

  1)从结果开始:打开PPT前,请坐下来认真想一想你演讲的真正目的是什么?

  

  2)尽量了解你的听众:搞清楚你的听众是谁,你研究的目的是什么,他们对你的期望是什么?

  

  3)内容为王:内容永远是第一位的,大于形式,必须以听众为出发点

  

  4)保持简单:使演讲内容简单易懂

  

  5)草拟内容:关掉电脑,在白板或纸上描绘想法,进入模拟规划

  

  6)结构完成清晰:要在勾画、组织、视觉化、现场展示方面体现出清晰结构

  

  7)删除多余:有些内容是否多余,不重要的删除

  

  8)电梯测试:30秒-到几分钟能否完成一个阐述

  

  9)故事如何讲:你是否具备讲故事能力

  

  10)增强信心:材料准备充分、演讲逻辑严谨、演讲流程清晰、预期问题排练有助于增强信心

  

  (2)PPT演讲十八大技巧

  

  1)10-20-30原则:这是Guy Kawasaki(湾区著名的风险投资家,同时也是位充满激情、睿智和幽默的演讲家)提出的一个幻灯片制作和演讲原则,即一个Powerpoint不能超过10张幻灯片,演讲总长不能超过20分钟,而且幻灯片的字体要大于30号。他说,不管你的想法是否能够颠覆世界,你必须要在有限的时间里,用较少的幻灯片和精炼的语言将其精华传达给听众。

  

  2)有趣的演讲:演讲要讲求寓教于乐。我不是指做演讲时要像猴子一样又蹦又跳,但是同文章或杂志相比,人们期望在演讲中感受到你的激情,而不是枯燥无味的背诵。

  

  3)放慢速度:紧张或没经验的演讲者更容易在演讲时像打机关枪一样说个不停。试着放慢你的语速,并且通过增加一些停顿来达到强调的效果。

  

  4)眼神交流:与所有听众进行眼神交流。销售人员都知道,你不能把所有的注意力都盯在做决定的人身上,因为秘书和助理也在一定程度上影响老板做决定(注:总是将注意集中在一人,会让对方感到不舒服)。

  

  5)用15个词做总结:你能把你的想法用15个词总结出来吗?如果不能,那就再总结。演讲对信息的传递并非理想中的那么强有力,所以在演讲中不断重复这15个词的总结可以达到强调和加深记忆的效果。

  

  6)20-20原则:另外一条幻灯片制作原则。这条原则指的是,演讲中你要有20张幻灯片,并且每张幻灯片只演讲20秒。其目的就是逼使你做到简练,避免听众听得不耐烦。

  

  7)不要读幻灯片:很多人都认为自己可以脱稿演讲,可事实上却常常回头看屏幕。读幻灯片,只会不断打断你的演讲思路,这也间接地告诉听众你根本就不理解自己要讲的内容,从而对你的演讲失去信心和兴趣。

  

  8)演讲就像讲故事:如果你的演讲比较长,那最好加入一些小故事、双关语和奇闻轶事等来串联整个演讲,同时也帮助阐述观点。优秀的演讲者都知道怎样将小故事和要阐述观点联系起来,从而达到吸引观众的目的。

  

  9)提高音量:演讲最忌讳听众无法听到演讲者在讲什么。虽然现在都有麦克风和扩音器了,但是你仍然要确保使所有听众都能听到你。提高音量不是说要你喊,正确的做法就是挺直身体,从肺部而不是从喉咙里发出更为清晰的声音。

  

  10)不要事先计划手势:演讲中的任何手势都应该是你要传达的信息的延伸,它是帮助你传递信息中的情感来。事先计划手势会看起来很不自然,刻意为之时还会和其他自然的肢体语言不搭配。如果你不知道该做什么手势,那把手随意地放到身体两侧就好了(不要用手指着听众!)。

  

  11)“这是个不错的问题”:通过使用“这真是个不错的问题”、“我很高兴你提出这个问题”等语句来为自己争取时间以组织回答的时间。听众一般不会察觉这样客套的话,而且你要避免“恩”、“啊”等等口头语。

  

  12)吸气而不是呼气:当你感觉要说“呃”、“啊”等语气词时(过多语气词只会让演讲变得糟糕),可以停顿一下或者深吸一口气。虽然停顿会显得有些尴尬,但是听众会很少注意到的。

  

  13)提早到会场(尽可能的早):不要等到听众都坐好了,你才慢吞吞地调试好投影仪和幻灯片。提早到达演讲地点,熟悉一下场景,检查电脑和投影设备,确保不会出现异常的境况。而且这有助于消除紧张感。

  

  14)熟能生巧:参加一些提高和锻炼演讲和交谈技巧的组织。这些锻炼会使你上台演讲时显得更有能力和自信。

  

  15)避免道歉:只有做错事情时才需要道歉。不要为自己的能力不足、紧张和准备不充分道歉,这只会使听众觉得你没自信。再者,多数情况下,听众并不会注意到你的紧张和小错误。

  

  16)当你错误时一定要道歉:虽然要避免道歉,当你在传达信息时包涵了错误的观点时,或者有其他明显错误的地方,一定要道歉。保持自信是当然的,但是过度自信就会出问题了。

  

  17)以听众的角度出发:要从听众的立场来撰写演讲稿和思考问题。哪些内容对于听众比较难理解;哪些内容会使听众感到繁琐?总是要记得,对听众来说,这里面表达的内容有什么意义。

  

  18)乐在其中:将你的激情注入到演讲中去,乐在其中!(网络)

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