海波龙预算系统介绍(财务预算管理方法)

中石化集团公司简介

中国石油化工股份有限公司是中国最大的一体化能源化工公司之一,是上中下游一体化、主业突出、境内外四地(香港、纽约、伦敦、上海)上市的股份制企业。中国石化现有全资子公司、控股和参股子公司、分公司等共90余家。2000年10月,中石化经过重组分别在中国香港、美国纽约、英国伦敦成功上市,2001年在上海证券交易所上市。上市以后,对中石化对外信息披露和加强内部管理提出了新的挑战,这就要求中石化必须以全新的经营理念、经营机制、管理模式、运作方式进行操作,逐步与国际接轨。作为企业管理的核心,也对进一步提升财务管理的水平提出了更高的要求。中石化的信息化建设于2000年上市后大规模展开,与咨询公司合作进行ERP建设的规划。目前,SAP已在中石化下属24家单位上线运行,取得了较好的应用效果。在集团总部的应用,则主要包括生产计划部门牵头的KPI体系、财务部门牵头的成本控制体系,以及信息管理部门牵头的数据仓库(支撑KPI体系和成本控制体系的平台)。具体到财务部门而言,实现建立成本控制体系的目标,主要做了以下工作,一是对成本核算进行统一和规范,确保同类企业的核算口径相同。在这方面,中石化制定了统一的成本核算办法、设计了统一的标准代码体系、应用统一的软件平台。二是将收入、成本(费用)的预算落在实处,选择了Hyperion Planning。完成损益预算后,又实施了资金预算。三是选择Hyperion Essbase产品,建立先进的、系统的、与国际初步接轨的财务分析体系。目前,各相关项目基本完成,运行情况良好,基本实现了项目的预期目标。

财务预算管理的起步

直接促进中石化加快财务信息管理系统建设的因素是海内外的成功上市,因为成功上市的中石化不仅需要每年向外界披露财务报表,而且要实现内部管理从行业管理的模式向企业管理的模式转变。而在上市之初,中石化没有统一的内部会计制度、统一的核算成本办法,而且多种财务信息系统平台造成了汇总、合并处理的困难。在这种情况下,中石化在启动ERP项目建设的同时,2000年开始实施财务管理信息系统,同年推广完成账务和报表系统,2001年推广炼化企业成本核算和固定资产系统,然后逐步向企业应用靠拢,并与ERP的应用结合。不过,当时的财务信息管理系统主要还是面向企业应用,且主要是核算层面的应用。而面向总部的应用,特别是管理层面的应用尚未全面展开。中石化选择了预算管理作为突破口,因此在进行成本控制体系的规划时,选用海波龙的财务预算管理解决方案Hyperion Planning。中石化之所以选择海波龙的解决方案,主要是出于两方面的考虑,一方面是咨询公司的推荐,海波龙的财务预算管理解决方案在全球领先;另一方面是中石化高层赴国外考察时发现国外大型石油化工企业普遍采用海波龙的解决方案。

财务预算管理系统的探索

最初中石化在设计过于理想化,当时在进行财务预算体系规划时,将预算的编制与控制点落实到企业的底层包括加油站、采油队、车间等,当时统计有10万个成本中心,这造成了用户数众多、资金投入巨大。2003年期间,中石化开始改变其原先的会计核算体系。将核算的层次开始上移,第一步先将账套从三级单位(县级)上移到二级(地市级),后来又从二级单位(地级)上移到一级(省级),将帐务集中在分子公司(省级公司),分子公司通过汇账、抵销分录和账套、合并账套直接生成报表。在这种背景下,中石化发现,在二级单位实施Hyperion Planning解决方案是最为理想的,这不仅可以解决投入成本大的问题,而且还与“核算上移”相匹配。在系统实施的过程中,出于节约费用的考虑,2003年9月中石化首先在分子公司实施Hyperion Planning,经过三个月的时间完成收入成本费用预算系统,每个分子公司一个用户,二级单位的预算输入表格由分子公司的用户统一输入。由于设计时考虑了二级单位的需求,如果将来要增加Hyperion Planning的用户数,只要将预算管理深化到二级单位即可,系统基本不需要做大的变动。经过一年的应用,Hyperion Planning的应用效果不错,这种变通的方式满足了总部和分子公司预算管理的需求。2004年在收入成本费用预算系统的基础上,中石化开始采用Hyperion Planning解决方案实施资金预算系统,并由德勤负责业务解决方案的设计和实施,2005年3月完成后投入使用。这样,中石化将其收入成本费用预算和资金预算都纳入了预算管理的体系。

财务分析体系的实施

在实施财务预算管理系统的同时,中石化还进一步完善了其财务分析体系。中石化过去可以实现财务信息穿透查询的功能,即总部工作人员可以通过网络登录到各级单位的服务器中,查询相关的财务明细信息。但是,这种查询模式只能解决“一查到底”的需求,但总部应用信息的模式更多是“先粗后细”、“横向对比”等。而中石化总部进行财务分析,更多的是基于报表数据,因此就遇到了这样的难题:报表数量大,90多个下属单位、每个单位100-300多张报表,并且报表分母公司/合并、分子公司/事业部等不同的口径,而且每年报表格式还发生变化。由于报表数量众多,做好分析还需要熟悉不同的业务背景(油田、炼化、销售、科研与贸易),所以过去主要精力都放在“复制”、“粘贴”等手工重复劳动上,分析体系也不成规范,分析手段比较原始,造成了人员工作量大、疲于应付的局面。为进一步提升财务分析水平,中石化引入普华永道,通过比较国外企业与中石化在分析体系上的差异,针对不同部门的需求特点提供相应的解决方案,帮助中石化建立比较完善的分析体系,改变原有的以手工操作为主的手段,充分应用IT工具,对明确的、重复的分析需求,最终用户鼠标一点就可生成相关的分析图表;对临时产生的分析需求,关键用户可通过图形化的方式自定义实现。并通过多维数据库旋转、切片、钻取、维度切换、WHAT-IF等手段进行分析,从而使管理人员能够真正将主要精力从“手工劳动”生成分析报表转移到应用先进的手段去发现问题、解决问题上来。为了实现这样的目标,中石化采用了Hyperion Essbase解决方案,将过去以“报表”为基本存储单元变为以“报表数据项”为基本存储单元的多维数据库“元数据”存储模式。同时为了能够更好地解决前端展现问题,中石化还采用了Hyperion Analyzer和Hyperion Intelligence工具,通过图形化以及鼠标拖拽对数据进行穿透查询、处理和分析,进而改善中石化的财务分析体系,满足中石化报表式管理的需求。

海波龙解决方案的意义

对中石化而言,企业的信息化应用包括两个层面的应用。一方面是下属企业的应用,它所要解决的问题主要在于流程、业务、订单、事务等实现信息化。而从总部的角度来看,关键应该考虑如何设计规范,实现下属企业在规范和标准下运作,对大型的集团性企业来说,这样做难度较大,主要受方案设计、执行、监督等因素的影响,但必须这样做。同时,从管理的角度来看,预算管理相当重要,要实现真正的预算管理首先必须在思想上意识到预算管理的重要性和必要性,并通过循序渐进的方式逐步完善财务预算体系,同时要有良好的业务解决方案和优秀的工具支持。一、在实际应用中,作为一种工具和手段,中石化感受到了海波龙解决方案的好处,这主要表现在三个方面:海波龙解决方案满足了预算方案根据实际情况适时变化、维护和更新的需求。二、海波龙解决方案实现了预算编制流程透明、责任明确的需求。科学的预算管理并不是拍脑子工程,不仅结果重要过程也很重要。因此在预算编制过程中,预算流程、预算责任、预算编制痕迹和分析是至关重要的,海波龙解决方案很好地实现了这一点,可以帮助中石化进行更好的预算管理,而其他软件产品着重的是预算结果,难以对预算过程实现跟踪。三、海波龙解决方案后端是Hyperion Essbase,是多维数据库架构,基于“元数据”的应用和管理,易于使用,加上海波龙良好的数据查询和分析工具Hyperion Analyzer和Hyperion Intelligence,轻松地实现了预算审核与分析、预算与实际结果的对比分析等功能。总之,海波龙解决方案为中石化提供了强有力的工具支持,帮助中石化将预算管理落到了实处。Hyperion Planning、Hyperion Essbase、Hyperion Analyzer和Hyperion Intelligence前后端结合的解决方案为中石化财务部门的财务预算、财务分析带来了诸多的变化:一、在应用海波龙解决方案之前,中石化财务预算比较粗放,现在财务预算可以做得更细致。二、大大缩短了中石化预算编制周期,年度与月度、损益与资金都纳入预算管理,这在过去是难以实现的。三、海波龙解决方案不仅有预算编制的结果,还可跟踪预算编制的过程,更有利于分析预算偏差的原因和症结所在,明确相关责任,以便及时加以改进。四、实现预算的监督和分析对比,中石化总部可以实现每月的预算对比,下属分公司有的可以实现每天部分、每十天大部分的预算与实际的对比。

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